Es un cliché, pero no es menos cierto por ello: el tiempo es la verdadera divisa de nuestras vidas. Es escaso, finito, y una vez gastado, nunca vuelve.

Y por misterioso que resulte, tener más tiempo no significa que se aproveche mejor. Nada de eso. Muchas veces, disponer de más tiempo es casi garantía de desperdiciarlo a manos llenas.

¿Cómo aprovechar mejor el tiempo, en especial cuando tienes poco? En los últimos meses he procurado hacer todo lo posible para aprovechar mejor el (poco) tiempo del que disponía.

¿Lo he conseguido? En parte. Mejorar la productividad es una tarea ardua, que requiere constancia y motivación, y está muy lejos de ser fácil. Requiere sacrificios y estar dispuesto a cultivar nuevos hábitos.

En cualquier caso, he hecho progresos considerables.

Estos son los tres pasos principales que he seguido para disponer de más tiempo (útil). Tal vez os ayuden.

Primer paso. Despejar:

Seamos francos. El tiempo (útil) del que dispones es el que es; lo más probable es que disminuya, sobre todo cuando se ponen en el camino el trabajo, la familia, los compromisos sociales y los mil y un quehaceres diarios.

La única forma de hacer más cosas productivas con el tiempo del que se dispone es descartar lo que no sea relevante. Quizá no parezca para tanto el tiempo que dedicamos a ciertas actividades, pero sumadas y en conjunto, son sumideros de nuestro tiempo útil.

Cuando me planteé cambiar mis hábitos para ser más productivo comprendí que, simple y llanamente, tenía que hacer sacrificios. Renunciar a cosas.

Así que puse en tela de juicio mis actividades diarias y decidí renunciar a todas aquellas que no fueran verdaderamente imprescindibles.

Ojo. Algunas cosas nos parecen imprescindibles, sin serlo. Aunque fueran pequeñas. Identifiqué mis «sumideros de tiempo» y procuré eliminarlos o reducir la dedicación a ellos.

¿Algunos ejemplos de sumideros de tiempo? Aquí van:

  • Redes sociales (Facebook, Twitter, etcétera)
  • Foros
  • Servicios de mensajería
  • Suscripciones a blogs
  • Televisión
  • Videojuegos

¿Te parece que no puedes reducir el tiempo dedicado a ninguna de estas actividades? Tal vez sea por dos motivos principales: aburrimiento y miedo. El primero es bastante obvio y solo puede contrarrestarse con una adecuada motivación hacia la tarea o proyecto que queremos emprender.

El segundo es mucho más sutil. Se trata de la supuesta necesidad de abarcarlo todo por miedo a perderse algo crucial. Con frecuencia, esto acaba deviniendo en una conducta compulsiva.

Estar al día de todo es imposible. Y en el fondo, si algo es verdaderamente importante, acabarás por enterarte. Y si no te enteras… tampoco sería tan importante.

De nuevo, no se trata de renunciar a la información, sino de limitarla y filtrarla para que no ahogue nuestro tiempo libre.

Segundo paso. Organizar:

Una vez que tengas (algo) de tiempo para dedicar a un proyecto personal, lo segundo que debes hacer es organizarlo.

Pero antes de organizar ese tiempo, conviene saber qué tareas tenemos que llevar a cabo.

Para esto basta con hacer algo tan simple y eficaz como una lista de tareas. Para que sea útil, la lista de tareas debe quedar a la vista y estar convenientemente fragmentada, sobre todo si el proyecto personal es de envergadura. Ya sabéis. Divide y vencerás.

Una vez tengas claras las tareas que has de llevar a cabo, priorízalas. Asígnale a estas tareas tu mejor parte del día y haz propósito firme de realmente dedicar dicho tiempo, de forma regular, a ser posible, a tales tareas.

Sin embargo, no es nada raro que en nuestro tiempo útil acabemos haciendo otras cosas, sencillamente porque nos apetecen más, o por pereza, distracciones, y un sinnúmero de causas.

Para evitar esto no hay recetas mágicas. Es tan simple como dejar todo de lado y ponerse con la tarea que queremos llevar a cabo, poniéndola en primer lugar.

Salvo que sea urgente, pospón todo lo demás. Dedica tus ratos muertos a hacer las tareas repetitivas y rutinarias, o para darte un respiro en las redes sociales, revisar el correo, vagabundear por la red…

… o leer este artículo. Aunque me siento honrado por tu tiempo, lector, espero que el tiempo que estés dedicando a leer este artículo no sea tiempo útil que puedas estar dedicando a tu proyecto personal, sea el que sea.

Tercer paso. Concentrarse:

El más importante. Y el más difícil. Una vez que has elegido una tarea y ha llegado el momento de la misma, ponte a trabajar en ella de forma exclusiva.

Suena fácil. Pero no lo es, en absoluto. Lo habitual es que muchas distracciones se interpongan en tu camino. Son demandas de atención, que exigen que las atiendas cuanto antes, y que te restan energías y tiempo útil que dedicar a la consecución de tus objetivos.

Simplificando mucho, podríamos dividir tales distracciones en demandas de atención internas o externas. Las internas son deseos, ideas o pensamientos que nos asaltan y que nos restan concentración. Las externas, por otro lado, son interrupciones de nuestro entorno y las personas que están en él.

Para poder concentrarte necesitas eliminar en todo lo posible tales demandas de atención. Ahora bien, ¿cómo? Estas son algunas estrategias para eliminarlas:

  • Pedir la colaboración de los que nos rodean: en especial si trabajas en casa, es importante que cuentes con la colaboración de los tuyos. Hazles saber que de tal a cual hora estarás haciendo X, y que necesitas concentrarte.
  • Usar rituales: oblígate a una rutina distinta que evite las distracciones. Como por ejemplo, cerrar todas las pestañas del navegador que no uses, o el mismo navegador si no lo necesitas; cerrar también cualquier otro programa que no estés usando. Ordenar tu mesa y dedicar un momento a ordenar los pensamientos también viene bien. Encuentra tu ritual y conviértelo en una rutina a fuerza de repetición.
  • Evitar la multitarea: hacer varias cosas a la vez es garantía de no hacer nada bien. Céntrate en algo y elimina las distracciones. Para ello, nada como emplear la pantalla completa. Pulsa la tecla F11 sin miedo: será tu mejor aliada a partir de ahora.
  • Aislarse/desconectarse: en la medida de lo posible, desconéctate de las distracciones que hemos comentado. Incluso, si puedes, desconéctate de Internet y silencia el móvil. Cierra la puerta y escucha música ligera que te aísle del entorno y sus demandas de atención.
  • Tomar notas: no todas las distracciones de origen interno son malas. Si tu proyecto es creativo, algunas de las demandas internas pueden ser ideas que surgen justo cuando vas a ponerte a trabajar. Si es el caso, anótalas de forma rápida (nada como Evernote para eso, por cierto) y luego olvídalas. Ya habrá tiempo de desarrollarlas más adelante.
  • Hacer descansos: naturalmente, no puedes estar concentrado todo el tiempo. Es contraproducente. Cada cierto tiempo, date descansos. Un buen ejemplo de esto es la “técnica Pomodoro”.

Conclusiones:

Nada de lo anterior está escrito sobre piedra. Lo principal no es el sistema, sino el hábito. Incluso tener un plan para organizarse mediocre es mejor que no tener ninguno. Seguirlo es fundamental.

Por último, os dejo dos de mis sitios preferidos sobre organización y productividad:

© de la foto: Tonivc